ChatGPT 可以直接改 Google Drive 檔案：用之前先睇清楚權限同刪除規則

ChatGPT 同 Google Drive 嘅整合行前咗一大步。據 9to5Mac 報道，付費用戶可以將 Drive 檔案加到 ChatGPT Library，再喺對話入面開啟同修改。最實際嘅改變係少咗來回切視窗：你可以叫 ChatGPT 執一份文件、更新試算表或者改簡報，完成後仍然可以撳返去 Google Docs、Sheets 或 Slides 檢查。

今次改嘅係 Drive 原檔

OpenAI 產品主管 Adam Fry 確認，ChatGPT 改完之後會寫返落 Google Drive 原本嗰份檔案，唔會另外整一份靜態副本。用法大致係撳輸入框旁邊嘅「＋」，揀「Add from Library」，再開啟相關檔案；喺支援嘅介面亦可以用 Work，揀帳戶同檔案後批准修改。官方而家明確列出原生 Google Docs、Sheets 同 Slides，至於其他 Drive 格式可以做到幾多，就會視乎檔案類型、計劃同介面，PDF 或 Office 檔唔好預設可以原地改返同一份。OpenAI 嘅 Work 說明亦建議完成後返去 Google Workspace 核對內容。

實際用途幾直接：文件可以叫佢改語氣、補資料或者跟指定格式重寫；試算表可以更新欄位、公式同圖表；簡報就可以改標題、內容次序同版面指示。如果份檔有公司格式、固定公式或者唔可以郁嘅頁面，prompt 要逐項講清楚。AI 幫你慳到起稿同機械式修改嘅時間，但最後確認公式、數字、引用同分享權限，仍然要由人做。

圖片：Wikimedia Commons — Anasuarezrivero（CC BY-SA 3.0）

Library、Drive sync 同直接編輯係三套機制

呢三個名好易令人撈亂。Library 係 ChatGPT 自己嘅檔案庫，保存你上載或者喺 ChatGPT 建立嘅檔案；刪除對話唔會順手刪走 Library 檔案，要入 Library 另外處理。Drive sync 會預先索引你獲准存取嘅 Drive 內容，等 ChatGPT 搜尋同回答快啲。直接編輯 就係用寫入動作改返 Drive 原檔。將 Drive 檔加到 Library，唔代表整個 Drive 已經同步；開咗同步，亦唔代表 ChatGPT 自動有權改檔。

OpenAI 官方資料顯示，Library 本身支援 Free、Go、Plus、Pro 同 Business，亦涵蓋 Enterprise、Edu 同 Healthcare workspace；今次原檔編輯就唔可以單靠「有 Library」判斷。9to5Mac 將供應範圍寫成付費訂戶，而 OpenAI 對 Work 嘅說法係按計劃、workspace、檔案格式同使用介面而變。換句話講，Plus、Pro、Business、Enterprise 或 Edu 帳戶都有機會見到，但公司管理員設定同分批推出速度仍然會影響結果；個別香港帳戶未即時出現，未必係設定錯誤。

呢項功能要求嘅 Drive 權限，其實闊過個名聽落好多

連接之前，最要留意係 OAuth 授權範圍。OpenAI 列出嘅 Google Drive scopes 包括唯讀權限，亦有完整 drive 權限；後者可用於建立、更新、分享、搬移、上載、複製同刪除 Drive 檔案。ChatGPT 只可以掂到你所連接帳戶本身有權開嘅內容，但如果嗰個帳戶睇到大量公司 Shared Drive，授權範圍自然會大好多。個人用戶最好核對 Google 授權畫面同每次寫入確認，如果主帳戶有好多敏感資料，就唔好見到授權掣便全部批准。OpenAI 資料控制 FAQ有列明每組權限用途。

公司環境仲多一層。ChatGPT workspace 管理員可以關閉寫入動作、只准讀取或者自訂可用動作；Google Workspace 管理員則要信任 ChatGPT／OpenAI OAuth app，或者逐項批核所需 scope。Business 嘅統一 Google Drive 動作預設開啟，Enterprise 同 Edu 則預設關閉，等管理員決定。兩邊設定對唔上，用戶就可能喺連接、重新授權或者改檔時見到權限錯誤。公司 IT 應該先界定邊類員工同 Shared Drive 可以用，再開寫入權限，唔好沿用舊有「connector 只會讀資料」嘅假設。

中斷連接唔等於所有副本即時消失

OpenAI 話，直接由已連接 Google app 同步嘅資料一般唔會用嚟訓練通用模型，但提交回饋、手動複製或上載內容、又或者資料出現喺 ChatGPT 回覆入面，會按另一套資料規則處理。開住 Memory 時，相關內容亦可能用作個人化。中斷 Google app 後，索引副本會喺 30 日內刪除；刪除對話後，保留喺對話入面嘅連接資料同樣預定喺 30 日內清走。

Library 檔案就要分開處理：官方保留政策寫明，刪除對話唔會刪走已存入 Library 嘅檔案，要去 Library 手動刪除，之後先會排期喺 30 日內永久清走，法律或保安原因例外。呢個功能確實方便，尤其係成日改文件、報表同簡報嗰批人；連接之前先決定用邊個 Google 帳戶、批幾多動作，同埋公司邊啲資料唔可以交畀外部 AI 處理，會穩陣好多。

參考來源

• 9to5Mac — ChatGPT subscribers can now open and edit Google Drive files from inside the chat — original report
• Creating and editing documents, spreadsheets, and presentations with ChatGPT Work — OpenAI 官方說明 Google Docs、Sheets、Slides 編輯流程同供應限制
• Google App for ChatGPT – Data Controls FAQ — OpenAI 官方列出 Google Drive OAuth scopes、資料使用方式同中斷連接後嘅刪除安排
• File storage and Library in ChatGPT — OpenAI 官方交代 Library 支援計劃、儲存方式同手動刪除規則
• Chat and File Retention Policies in ChatGPT — OpenAI 官方解釋對話同 Library 檔案各自獨立嘅保留政策
• Admin controls, security, and compliance for apps — OpenAI 官方交代 Business、Enterprise、Edu 嘅 Google Drive 動作預設值同管理員控制

本文根據原文及公開資料整理；資料有出入時，以原文及官方資料為準。