Gemini 對話開始跟 Drive 分享走：香港 Workspace 管理員 6 月前要查設定

圖：Android Authority．原文連結

Google 今次嘅 Gemini 更新，表面係一個方便團隊協作嘅小改動：Workspace 用家可以將 Gemini app 入面嘅對話、Canvas 同生成媒體，用 Google Drive 嗰套熟悉分享介面交畀同事。但對香港用 Google Workspace 嘅公司、學校、NGO 同 agency 來講，真正要留意嘅唔係多咗一個分享掣，而係 AI 對話同產物開始更直接跌入 Drive 權限體系。如果你間公司本身容許 Drive 檔案外部分享，Gemini 產物亦可能跟住同一套規則走。

Google 官方 Workspace Updates 指，admin controls 由 2026 年 5 月 28 日開始推出，end user 介面由 2026 年 6 月 3 日開始見到，功能可見度一般需 1 至 3 日；官方 Help 文件另寫 rollout 應於 6 月 8 日前完成。Android Authority 亦報道，呢項功能預設開啟，管理員可喺 Admin console 關閉或分開管理 Drive 分享同公開連結分享。換句話講，香港 IT team 最好唔好等到同事開始用先補 policy，而係而家就睇清楚邊啲 OU、group 同部門可以分享 AI 工作成果。

唔係同步文件，而係分享一個 Gemini snapshot

今次分享嘅唔係一條可以繼續共同編輯同一段對話嘅 live session，而係一個截至分享一刻嘅 snapshot。收件人如果想繼續問 Gemini，會喺自己帳戶開出新對話，後續改動唔會反映返原本擁有者嘅 chat。呢個設計降低咗幾個人一齊改亂原本對話嘅風險，但亦代表分享出去嘅內容本身已經係一份可閱讀、可留存、可再轉發嘅工作紀錄。簡報大綱、客戶訪談摘要、投標策略、程式碼草稿、AI 生成圖片或影片素材，只要當刻喺 Gemini 入面出現，就可能成為 Drive 分享資產。

Google 將呢件事包裝成提升 AI collaboration，其實邏輯好清楚：Gemini 已經唔再只係一個問答工具，而係工作流入口。Canvas 可以用嚟起草文件、改稿、整理程式或報告；生成媒體可以變成設計參考；聊天紀錄可以係決策脈絡。以前同事要分享 Gemini chat，公開連結係一條路，但公開連結管理起上嚟好粗。Drive 分享就成熟好多，可以指派人、group、target audience，亦可以受公司外部分享政策限制。問題係，成熟嘅同時，舊有 Drive 設定亦會直接放大到 AI 內容上。

兩套分享模式，風險唔同

Google Admin Help 將 Gemini conversation sharing 分成兩條路：public link 同 Drive。公開連結預設係關閉；如果 admin 打開，任何攞到 link 嘅人都可以睇對話，即使原分享者冇直接發畀佢。Drive 分享就相反，官方文件寫明預設開啟，而且會套用機構現有 Drive sharing settings。即係話，如果你公司 Drive 已經禁止外部分享，Gemini conversation 亦唔可以分享畀組織以外人士；但如果某些 OU 或 group 容許外部分享，Gemini 資產亦可能跟住開口。

呢個分別好重要，因為好多機構對 Drive 早已有一套妥協式設定。例如 sales、marketing、school admin、外判協作 team 可能獲准同外部 Gmail 或客戶 domain 分享文件；內部財務、人事、R&D 則被鎖得較緊。過去呢套設定主要影響 Docs、Sheets、Slides、PDF 同圖片。Gemini 產物加入之後，prompt、草稿、推論路徑、未清洗嘅客戶資料都可能被同一套權限處理。這唔一定係漏洞，但一定係 policy 範圍擴大。

Google 其實已經喺 Help 文件入面畀咗管理路徑：Admin console 入面去 Generative AI，再入 Gemini app，喺 Sharing 設定選擇 Allow conversation sharing via link 或 Allow conversation sharing via Drive。設定可以只套用到某些 organizational unit 或 configuration group，而 group settings 會 override OU。對大型公司或學校尤其要小心，因為一個為咗市場部開嘅例外 group，可能令 Gemini 分享比原本想像中鬆。

香港公司要睇嘅唔係 AI 功能表

香港好多中小企、學校同 creative / digital agency 都係以 Google Workspace 做日常協作，檔案分享習慣通常快過 formal approval。Pitch deck、proposal、社交平台內容草稿、客戶名單、media plan、學生資料、校內行政文件，好多時都喺 Drive 流動。如果團隊開始用 Gemini 整理會議紀錄、寫 campaign idea、撮要客戶 email 或將 Drive 文件內容拉入 prompt，再用新功能分享出去，資料邊界就唔再只係文件本身，而係包括 AI 對話入面重組過嘅內容。

現時 Google 官方對今次功能寫法係 available to all Google Workspace customers，未見 Google HK 另出本地公告；香港 Workspace 帳戶實際可見度同個別 edition 支援情況仍要以自家 Admin console 為準 [待確認]。比較穩陣嘅寫法係：如果你係香港 Workspace 管理員，而公司本身已有 Gemini app 或 Workspace with Gemini 功能，就應該喺 6 月初前檢查設定。唔好假設因為香港冇獨立公告就唔關事，亦唔好假設 Drive 原本冇出事，AI 分享就自然冇風險。

管理員應該即刻查三件事

第一，查 Drive external sharing。Google Drive Help 明確講，外部分享有協作價值，但亦有 data leak 風險；管理員可以關閉外部分享、只准指定 domain、用 trust rules，或者按 OU / configuration group 做分層。第二，查 general access 同 target audiences。Google 文件寫明，一般 access 預設係 Restricted，亦可以建立 target audience，將分享建議收窄到部門或 team，而唔係成間公司。第三，查 Gemini app sharing 本身：公開連結分享應否維持關閉、Drive 分享應否只開畀低風險 team、已有例外 group 是否太闊。

實務上，香港公司可以用一個簡單分類去開始：HR、finance、legal、school admin、client servicing 同 R&D 先預設收緊；marketing、training、internal comms 可以按需要開 Drive 分享，但外部分享要同客戶 domain allowlist 或 target audience 一齊設計。agency 如果要同客戶分享 Gemini 生成嘅 campaign draft，最好將分享行為搬去正式 client folder 或 shared drive，而唔係由個人 Gemini 對話直接飛 link。學校就要特別避開學生個人資料、家長通訊同評核內容被放入可外傳 AI 對話。

行業方向：AI 產物逐步變成「文件」

Google 唔係唯一一間將 AI 工作成果塞返協作平台入面嘅公司。Microsoft 365 Copilot Pages 同 Copilot Notebooks 亦係同類方向：Microsoft 文件寫明 Copilot Pages / Notebooks 會存放喺 user-owned SharePoint Embedded containers，並同 Loop My workspace 有關，分享權限亦會受組織設定影響；管理員可以用 Cloud Policy 控制建立同使用。差異係 Google 今次靠 Drive 做用家熟悉嘅分享界面，Microsoft 則更多同 SharePoint、Loop、Purview、Cloud Policy 綁埋一齊。兩者共同訊號都一樣：AI chat 已經唔係臨時輸入框，而係企業內容生命週期一部分。

呢個趨勢對 IT governance 有一個幾實際嘅提醒：以前公司可以將 AI 風險想像成「員工唔好貼機密資料去 chatbot」。而家更準確嘅問題係，員工用 AI 做完嘢之後，生成出嚟嘅內容會喺邊度儲存、由邊套權限控制、會唔會進入搜尋、audit、eDiscovery 或 retention 流程。Google 今次用 Drive 分享 Gemini snapshot，某程度係將 AI 產物放返企業可管理嘅工具鏈；但如果原本工具鏈設定鬆散，AI 亦只會繼承嗰份鬆散。

最後睇法

今次更新唔應該寫成大型 AI 發佈，因為功能本身唔華麗，亦唔係新模型或新硬件。但佢值得香港 Workspace 管理員認真處理，因為「預設開啟」加「跟隨 Drive 分享政策」呢兩件事，會將一個本來似個人工作輔助嘅 Gemini chat，變成可被公司權限制度正式分享嘅內容資產。最合理嘅做法唔係全面封殺，而係趁 6 月初 rollout 前，將 Drive 外部分享、一般 access、target audience、OU / group 例外同 Gemini sharing 逐項對齊。AI 協作要有用，權限邊界就要先講清楚。

參考來源

• Android Authority — Google is making it easier to share Gemini chats, media, and more with your team — original report
• Google Workspace Updates: Share chats, canvases, and generated media from the Gemini app securely via Google Drive — Google 官方更新，確認 Drive 分享、snapshot 行為、rollout 日期同 all Google Workspace customers 可用。
• Google Workspace Help: Turn Gemini app conversation sharing on or off — 官方 admin 文件，確認 public link 預設關閉、Drive 分享預設開啟、OU / group 管理同權限繼承。
• Google Workspace Help: Manage external sharing for your organization — 用作 Drive 外部分享政策背景，解釋外部分享風險、OU / group 分層同 domain 限制。
• Google Workspace Help: Set general access sharing options for your organization — 確認 general access、Restricted 預設、target audiences 同 group override 等設定。
• Google Workspace Help: Google Workspace with Gemini — 確認 Workspace with Gemini 功能範圍、Gemini app 及不同 edition 背景。
• Microsoft Learn: Overview of Copilot Pages and Copilot Notebooks permissions — 行業對照，說明 Microsoft 亦將 AI 產物納入企業分享與權限管理體系。

本文根據原文及公開資料整理；資料有出入時，以原文及官方資料為準。